Datenauswertung und Prozessverbesserung

Herausforderung

• Anpassungsbedarfe in IT-Infrastruktur, Prozessabläufen und Regelwerken nach Carve-out für Einkauf/SCM und Accounting
• Eingeschränkte Transparenz über Bedarfsträger, Lieferanten und Arbeitsteilung mit einem Shared Service Anbieter
• Mangelnde Prozesskonformität führen zu Vielzahl an Prozessabfolgen und intransparenten Kosten
  

Leistung

• Einmaldatenabzug mittels ABAP-Report zur Visualisierung der IST-Einkaufsprozesse im Process Mining Tool „Celonis“
• Datenvalidierung mit dem Fachbereich zur Ableitung von Handlungsempfehlungen
• Bereitstellung bedarfsgerechter Analysen in Celonis z.B. zur Auswertung von Bestellvorgängen, Lieferanten, Genehmigungsstrategien, manuellen Änderungen
• Durchführung eines Conformance Check, um Fehlerquellen in P2P-Prozessabläufen zu identifizieren
• Aufzeigen von Einsparpotenzialen für ausgewählte Hebeln, z.B. 3-Wege-Abgleich
  

Eckdaten

• Dauer: 6 Monate
• Mandatsumfang: 80 PT
• Unternehmensgröße: 8.500 Mitarbeiter
  

Resultate

• Skalierbare On-Demand-Visualisierung von 48 Prozessaktivitäten und ~70.000 Prozessvarianten
• Schnelle Identifikation von Prozessschleifen und Engpässen, die die Durchlaufzeit des indirekten Einkaufs erhöhen
• Identifizierung von Rework- und Änderungsaktivitäten, die einen erheblichen manuellen Aufwand verursachen. In 42% der Fälle werden Rework-Aktivitäten und in 35% der Fälle Änderungsaktivitäten durchgeführt. Die am häufigsten durchgeführten manuellen Aktivitäten sind "Änderung gewünschter Liefertermin", "Preisänderung" und "Ablehnung der Bestellung“
• Reduzierung Anzahl Gelegenheits-User, um die BANF-Qualität zu erhöhen und Auftragsvolumen zu bündeln
  

Fazit

• Schaffung von Transparenz im Einkaufsprozess und Entwicklung von PPIs und KPIs zur Steuerung
• Erarbeitung von mehreren SOLL-Prozessen in Abhängigkeit von Strukturmerkmalen zur Sicherung der Prozesskonformität
• Ableitung konkreter Einsparpotenziale hinsichtlich Rework, 3-Wege-Abgleich und Automatisierung