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Im Rahmen der Verschmelzung zweier Finanzinstitute galt es, die Einkaufsbereiche zusammenzuführen. STÖHR FAKTOR unterstützte bei der Implementierung neuer Strukturen der Aufbau- und Ablauforganisation, bei der Harmonisierung der Tools und Prozesse im Einkauf sowie bei der Zusammenführung der Regelwerke. Zentrales Element war dabei das kontinuierliche Change Management.

In der Vergangenheit wurde bei einem namhaften deutschen Finanzdienstleister das Vertragsmanagement-Tool nur als wenig intuitives elektronisches Vertragsarchiv genutzt. Um Verträge mit ihren Laufzeiten und Kündigungsfristen nun aktiv managen zu können, wurde ein neues, anwenderfreundliches System implementiert und die bestehenden Verträge aus dem Altsystem migriert. Das neue Tool wurde zudem an die bestehende Bestellplattform angebunden wurde, sodass Bestellungen nun mit Vertragsbezug versendet und Abrufe aus Rahmenverträgen in den Verträgen abgebildet werden können.

Zur Hebung von Prozesseffizienzen sowie zur Sicherstellung eines revisions- und compliance-konformen Beschaffungsprozesses wurde bei einem deutschen Finanzdienstleister das bisher genutzte Instrument zur Bedarfsmeldung abgelöst und eine elektronische sowie ganzheitlich workflowbasierte Beschaffungslösung eingeführt. Mit der Anbindung an eine bereits bestehende Lösung für das Invoice Management wurde ein durchgängiger P2P-Prozess inklusive erreichter Prozessoptimierungen in Einkauf und Finanzbuchhaltung geschaffen.

Aufbauend auf einem bereits implementierten elektronischen Beschaffungssystem wurde zur Sicherstellung eines durchgängigen und vernetzten Purchase-to-Pay Prozesses ein elektronisches und workflowbasiertes System zur kompetenzgerechten Rechnungsprüfung und –freigabe implementiert. Das Ergebnis ist ein effizienter, revisions- und compliance-konformer, transparenter und durchgehender P2P-Prozess inklusive Schnittstellen zum Datenaustausch zwischen den Systemen.

Die Verantwortung für das Lieferantenstammdatenmanagement wurde im Zuge einer Umstrukturierung zentral der Kreditorenbuchhaltung eines Global Players für Kunststoffe zugeteilt. Da es zuvor keine zentrale Verantwortung der Stammdaten gab, galt es nun, die Datenqualität im Unternehmen nachhaltig zu verbessern. So wurden in Zusammenarbeit mit unserem Partner Transparent die Lieferantendaten vervollständigt und doppelte Datensätze sowie inaktive Lieferanten identifiziert und geblockt. Die Nachhaltigkeit der Datenqualität wurde weiterhin durch die Erstellung eines Regelwerks sichergestellt.