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Einführung eines Vertragsmanagement-Tools

In der Vergangenheit wurde bei einem namhaften deutschen Finanzdienstleister das Vertragsmanagement-Tool nur als wenig intuitives elektronisches Vertragsarchiv genutzt. Um Verträge mit ihren Laufzeiten und Kündigungsfristen nun aktiv managen zu können, wurde ein neues, anwenderfreundliches System implementiert und die bestehenden Verträge aus dem Altsystem migriert. Das neue Tool wurde zudem an die bestehende Bestellplattform angebunden wurde, sodass Bestellungen nun mit Vertragsbezug versendet und Abrufe aus Rahmenverträgen in den Verträgen abgebildet werden können.

Herausforderung

  • Bestehendes Vertragsmanagement-Systems wenig intuitiv, Nutzung nur zur elektronischen Archivierung von Verträgen
  • Ziel: Schaffung eines intuitiven Evidenzsystems durch die Implementierung eines neuen Vertragsmanagement-Tools, das an die Systemlandschaft angebunden ist

Leistung

  • Marktforschung zu Anbietern für Vertragsmanagement-Tools
  • Erstellung eines Anforderungs-katalogs zur objektiven Anbieterauswahl und Projektpriorisierung
  • Workshop zur Erweiterung der kundenspezifischen Funktionalitäten mit Projektteam und Anbieter
  • Erstellung eines Berechtigungskonzeptes
  • Prozessdokumentation zur Definition der Arbeitsabläufe, Rollen und Verantwortlichkeiten
  • Migration der Metadaten und Vertragsanhänge von 200 Verträgen aus dem Altsystem in das Neusystem
  • Kommunikation an Anwender und Durchführung von Schulungen

Eckdaten

  • Dauer: 4 Monate
  • Mandatsumfang: 40 PT
  • Branche: deutscher Finanzdienstleister
  • Unternehmensgröße: >10.000 Mitarbeiter

Resultate

  • Vollständige Ablösung des Altsystems für Einkaufsverträge
  • Erhöhte Akzeptanz des Systems durch intuitive Benutzeroberfläche
  • Systemerweiterung von kundenspezifischen Funktionalitäten
  • Implementierung eines Laufzeitenmanagements (für Vertragskündigung und -verlängerung)
  • Anbindung an die IT-Systemlandschaft durch Schnittstelle zur Bestellplattform:
    • Austausch der Lieferantenstammdaten
    • Verweis auf Vertragsbasis in Bestellungen
    • Abbildung der Bestellungen mit Vertragsbezug zur Kontrolle von Wert- und Mengenabrufen
  • Migration von 200 Verträgen aus dem Altsystem

Fazit

  • Ablösung des bestehenden Vertragsmanagement-Tools
  • Implementierung eines Evidenzsystems (inkl. Laufzeitenmanagement und Anbindung an die IT-Systemlandschaft)
  • Umsetzung der priorisieren Toolfunktionalitäten (u.a. durch kundenspezifische Erweiterung in Kooperation mit Toolanbieter)

Projektdurchführung

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