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Einführung einer elektronischen Beschaffungslösung (P2P)

Zur Hebung von Prozesseffizienzen sowie zur Sicherstellung eines revisions- und compliance-konformen Beschaffungsprozesses wurde bei einem deutschen Finanzdienstleister das bisher genutzte Instrument zur Bedarfsmeldung abgelöst und eine elektronische sowie ganzheitlich workflowbasierte Beschaffungslösung eingeführt. Mit der Anbindung an eine bereits bestehende Lösung für das Invoice Management wurde ein durchgängiger P2P-Prozess inklusive erreichter Prozessoptimierungen in Einkauf und Finanzbuchhaltung geschaffen.

Herausforderung

  • Ablösung der genutzten Beschaffungslösung und Gestaltung der neuen operativen Beschaffungsprozesse
  • Einführung einer workflowbasierten Systemlösung zur Schaffung eines durchgehenden Purchase-to-Pay Prozesses

Leistung

Fachliches Customizing

  • Definition der fachlichen Anforderungen und Entwicklung der fachlichen Anwendungs-dokumentation für die Kernprozesse Beschaffung, Katalogmanagement und Berechtigungsmanagement
  • Anbindung und Synchronisierung mit bestehendem Invoice Management

Testvorbereitung & -durchführung

  • Vorbereitung und Planung
  • Management Incidentbearbeitung

Schulungen / Roll-out

  • Erstellung Schulungsmaterialien
  • Durchführung Key-User Schulungen
  • Roll-out Koordination & Durchführung
  • Berechtigungsmanagement

Eckdaten

  • Dauer: 12 Monate
  • Mandatsumfang: 175 PT
  • Branche: deutscher Finanzdienstleister
  • Unternehmensgröße: 2.000 Mitarbeiter

Resultate

  • Implementierung einer SAP-basierten Workflowlösung zur Bedarfsmeldung inkl. kompetenzgerechter Freigabe und Bestellerzeugung
  • Einführung eines strukturierten Katalog- und Berechtigungsmanagements
  • Vervollständigung des P2P-Prozesses durch Einbindung einer Beschaffungslösung
  • Befähigung zur Systemverwendung durch Key-User Schulungen und Schulungsmaterialien
  • Sicherung der Funktionalitäten der P2P-Lösung durch umfassende Systemtests

Fazit

  • Vervollständigung einer durchgehenden P2P-Lösung
  • Weiterentwicklung bestehender Prozesse aufgrund vernetzter Systeme und Realisierung eines revisions- und compliance-konformen Gesamtprozesses

 

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