Zur Hebung von Prozesseffizienzen sowie zur Sicherstellung eines revisions- und compliance-konformen Beschaffungsprozesses wurde bei einem deutschen Finanzdienstleister das bisher genutzte Instrument zur Bedarfsmeldung abgelöst und eine elektronische sowie ganzheitlich workflowbasierte Beschaffungslösung eingeführt. Mit der Anbindung an eine bereits bestehende Lösung für das Invoice Management wurde ein durchgängiger P2P-Prozess inklusive erreichter Prozessoptimierungen in Einkauf und Finanzbuchhaltung geschaffen.
Herausforderung
- Ablösung der genutzten Beschaffungslösung und Gestaltung der neuen operativen Beschaffungsprozesse
- Einführung einer workflowbasierten Systemlösung zur Schaffung eines durchgehenden Purchase-to-Pay Prozesses
Leistung
Fachliches Customizing
- Definition der fachlichen Anforderungen und Entwicklung der fachlichen Anwendungs-dokumentation für die Kernprozesse Beschaffung, Katalogmanagement und Berechtigungsmanagement
- Anbindung und Synchronisierung mit bestehendem Invoice Management
Testvorbereitung & -durchführung
- Vorbereitung und Planung
- Management Incidentbearbeitung
Schulungen / Roll-out
- Erstellung Schulungsmaterialien
- Durchführung Key-User Schulungen
- Roll-out Koordination & Durchführung
- Berechtigungsmanagement
Eckdaten
- Dauer: 12 Monate
- Mandatsumfang: 175 PT
- Branche: deutscher Finanzdienstleister
- Unternehmensgröße: 2.000 Mitarbeiter
Resultate
- Implementierung einer SAP-basierten Workflowlösung zur Bedarfsmeldung inkl. kompetenzgerechter Freigabe und Bestellerzeugung
- Einführung eines strukturierten Katalog- und Berechtigungsmanagements
- Vervollständigung des P2P-Prozesses durch Einbindung einer Beschaffungslösung
- Befähigung zur Systemverwendung durch Key-User Schulungen und Schulungsmaterialien
- Sicherung der Funktionalitäten der P2P-Lösung durch umfassende Systemtests
Fazit
- Vervollständigung einer durchgehenden P2P-Lösung
- Weiterentwicklung bestehender Prozesse aufgrund vernetzter Systeme und Realisierung eines revisions- und compliance-konformen Gesamtprozesses
