Aufbauend auf einem bereits implementierten elektronischen Beschaffungssystem wurde zur Sicherstellung eines durchgängigen und vernetzten Purchase-to-Pay Prozesses ein elektronisches und workflowbasiertes System zur kompetenzgerechten Rechnungsprüfung und –freigabe implementiert. Das Ergebnis ist ein effizienter, revisions- und compliance-konformer, transparenter und durchgehender P2P-Prozess inklusive Schnittstellen zum Datenaustausch zwischen den Systemen.
Herausforderung
- Ablösung des bestehenden Rechnungsprüfungs- und Freigabeprozesses inklusive Anbindung an das bestehende Beschaffungs- und Archivsystem
- Einführung einer workflowbasierten Systemlösung zur Schaffung eines durchgehenden Purchase-to-Pay Prozesses
Leistung
Fachliches Customizing
- Erarbeitung fachlicher Anforderungen
- Abbildung Rechnungsverarbeitungsprozess (Ist & Soll)
- Anbindung und Synchronisierung mit bestehendem Bestell- & Archivsystem
- Zentralisierung Rechnungseingang
- Regelwerkerstellung zur Kompetenzfindung
- Definition Berechtigungsmanagement
Testvorbereitung & -durchführung
- Vorbereitung, Koordination und Durchführung der Tests
- Management Incidentbearbeitung
Schulungen / Roll-out
- Durchführung Schulungen
- Koordination und Begleitung Roll-out
- Anbindung an User-Administration und Support Prozesse
Eckdaten
- Dauer: 12 Monate
- Mandatsumfang: 350 PT
- Branche: deutscher Finanzdienstleister
- Unternehmensgröße: >15.000 Mitarbeiter
Resultate
- Zentralisierung Rechnungseingang inkl. Posteingangsverarbeitung und Dokumenten-Scanning (physisch und elektronisch)
- SAP-basierte Workflowlösung zur kompetenzgerechten Rechnungs-prüfung und –freigabe
- Übergreifende Schnittstellenanbindungen zum permanenten Datenaustausch (Schnittstellen zu Bestellsystem, Archiv und führenden Stammdaten- und FI-Systemen)
- Vervollständigung P2P-Prozess durch Einbindung Invoice Management
- Erstellung eines Regelwerks zur Kompetenzfindung
Fazit
- Einführung elektronischer Rechnungsverarbeitung zur Implementierung einer vernetzten P2P-Lösung
- Prozessoptimierungen durch zunehmende Automatisierung und durchgehende Transparenz
- Revisions- und compliance-konformer Prozess (inklusive Archiv)
