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Automatisierung des Rechnungsprüfungs- und -freigabeprozesses

Aufbauend auf einem bereits implementierten elektronischen Beschaffungssystem wurde zur Sicherstellung eines durchgängigen und vernetzten Purchase-to-Pay Prozesses ein elektronisches und workflowbasiertes System zur kompetenzgerechten Rechnungsprüfung und –freigabe implementiert. Das Ergebnis ist ein effizienter, revisions- und compliance-konformer, transparenter und durchgehender P2P-Prozess inklusive Schnittstellen zum Datenaustausch zwischen den Systemen.

Herausforderung

  • Ablösung des bestehenden Rechnungsprüfungs- und Freigabeprozesses inklusive Anbindung an das bestehende Beschaffungs- und Archivsystem
  • Einführung einer workflowbasierten Systemlösung zur Schaffung eines durchgehenden Purchase-to-Pay Prozesses

Leistung

Fachliches Customizing

  • Erarbeitung fachlicher Anforderungen zur Abbildung des Rechnungs-verarbeitungsprozesses
  • Anbindung und Synchronisierung mit bestehendem Bestell- & Archivsystem
  • Zentralisierung des Rechnungs-eingangs
  • Erstellung eines Regelwerks zur Kompetenzfindung
  • Definition Berechtigungsmanagement

Testvorbereitung & -durchführung

  • Vorbereitung, Koordination und Durchführung der Tests
  • Management Incidentbearbeitung

Schulungen / Roll-out

  • Durchführung Schulungen
  • Koordination und Begleitung Roll-out
  • Anbindung an User-Administration und Support Prozesse

Eckdaten

  • Dauer: 12 Monate
  • Mandatsumfang: 350 PT
  • Branche: deutscher Finanzdienstleister
  • Unternehmensgröße: >15.000 Mitarbeiter

Resultate

  • Zentralisierung des Rechnungseingangs inkl. Posteingangs-verarbeitung und Dokumenten-scanning (physisch und elektronisch)
  • SAP-basierte Workflowlösung zur kompetenzgerechten Rechnungs-prüfung und –freigabe
  • Übergreifende Schnittstellen-anbindungen zum permanenten Datenaustausch (Schnittstellen-management zum Bestellsystem, zum Archiv sowie zu führenden Stammdaten- und FI-Systemen)
  • Vervollständigung des P2P-Prozesses durch Einbindung des Invoice Managements
  • Erstellung eines Regelwerks zur Kompetenzfindung

Fazit

  • Einführung elektronischer Rechnungsverarbeitung zur Implementierung einer vernetzten P2P-Lösung
  • Prozessoptimierungen durch zunehmende Automatisierung und durchgehende Transparenz
  • Revisions- und compliance-konformer Prozess (inklusive Archiv)

Projektdurchführung

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