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Optimierung der Beschaffung von Wirtschaftsberatung

Die Warengruppe Wirtschaftsberatung vertritt bei einem deutschen Finanzdienstleister eine der größten Warengruppen mit einem hohen Beschaffungsvolumen. Durch die Umsetzung von Optimierungsmaßnahmen konnten die Prozesse und Kosten eingespart werden.

Herausforderung

  • Einkauf von Wirtschaftsberatung langer und komplexer Prozess: Bestellung durch Excel-Formulare, Beauftragungen pro Quartal, langer Genehmigungsprozess inklusive Investitionsboard
  • Keine Vorgaben in der Beraterwahl

Leistung

Vorphase

  • Analyse der Ist-Lieferantenstruktur, Durchführung Marktanalyse, Screening von potenziellen Lieferanten, Entwicklung des Modellansatzes

Phase I (Analyse & Vorbereitung)

  • Synchronisation der Ziele mit Fachbereichen (FB), Abstimmung des Leistungsscopes mit FB, Vorselektion der Provider mit FB, Durchführung RFI

Phase II (Konzeption / Modellentwicklung)

  • Modellabstimmung mit FB, Definition Rolle Sourcing Board, Festlegung der Governancestrukturen
  • Sicherstellung Schnittstellen zu führenden Stammdaten- und FI-Systemen

Phase III (Selektion)

  • Bewertung mit Empfehlung, Vorschlag Short-List auf Grundlage der RFI-Ergebnisse

Phase IV (Umsetzungsplanung)

  • Festlegung Start (Pilot vs. Big Bang), Vorbereitung Umsetzung

Eckdaten

  • Dauer: 9 Monate
  • Mandatsumfang: 100 PT
  • Branche: deutscher Finanzdienstleister
  • Unternehmensgröße: >10.000 Mitarbeiter

Resultate

Optimierung des Beschaffungsprozesses von Wirtschaftsberatung durch Neustrukturierung des Sourcingansatzes:

  • Festlegung von Preferred Suppliern für definierte Themengebiete (den Großteil des Budgets) - dadurch Reduzierung der Lieferantenanzahl
  • Abweichen von Preferred Suppliern nur bei Spezialaufgaben
  • Anpassen der Qualität der Beratung (Skilllevel) an Projektanforderungen
  • Entwicklung eines optimierten Budgetierungs- und Bestellprozesses
  • Gründung eines Sourcing Boards für Allokation der Portfolien und Entscheidung über Disposition der Bedarfe (Dienstleisterauswahl, Zeitplanung, Verfügbarkeit, Skilllevel, Umsetzungspriorisierung)

Fazit

Realisierung von Einsparpotenzialen durch:

  • Vereinfachte Governance (optimierter Budgetierungs- und Bestellprozess)
  • Frühes Einbinden des Einkaufs durch Sourcing Board (Nutzen der Einkaufsexpertise)
  • Reduzierung der Lieferantenbasis

Projektdurchführung

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