Im Rahmen des Einkaufsentwicklungsprogramms wurde Transparenz über das Controlling und Reporting des Einkaufs geschaffen und auf die wesentlichen Kennzahlen und Reports beschränkt. Durch ein adressatengerechtes Reporting und ein Bereichsreporting mit wesentlichen Steuerungsgrößen konnte so die Evidenz erhöht werden.
Herausforderung
Unklare Verantwortlichkeiten, keine Regelungen und Redundanzen der über 100 Reports und Berichte des Einkaufs.
- Ziel: Festlegung von Kennzahlen, Reports, Verantwortlichkeiten und Adressaten der Reports
Leistung
I. Bestandsaufnahme
- Durchführung Mitarbeiterbefragung bzgl. Optimierungspotenzial
- Identifikation Erwartungshaltung und Abhängigkeiten der Stakeholder
- Analyse Datenqualität und Verfügbarkeit
- Prüfung der Soll-Ist-Situation zur Identifikation von Handlungsbedarfen
II. Ableitung Zielbild
- Identifizierung von Soll-Reportings
- Abgleich mit Standard-KPIs im Einkauf
- Schaffen von Rahmenbedingungen
- Spezifizierung der technischen Anforderungen
III. Umsetzung & Kommunikation
- Sicherstellung Datenzulieferung
- Gewährleistung Datenqualität
Eckdaten
- Dauer: 6 Monate
- Mandatsumfang: 60 PT
- Branche: deutscher Finanzdienstleister
- Unternehmensgröße: 19.000 Mitarbeiter
Resultate
- Erfassung der bestehenden Reports (Einkauf / Kostenmanagement)
- Vereinheitlichung der Reportings (Festlegung der Zahlengrundlage, Erhebungsregelungen)
- Definition von drei wesentlichen Kennzahlen: Rechnungsvolumen, Bestellvolumen, Einsparungen
- Erstellung von KPI-Steckbriefen (Definitionen für Formel, Quellen, Format, Turnus, Verantwortlichkeiten für Zulieferung und Erstellung, Empfänger und Anmerkungen)
- Konzeption eines zentralen Kostenartenberichts für den Vorstand
Fazit
Erhöhung der Evidenz durch:
- Adressatengerechtes Management-Reporting
- Bereichsreporting mit wesentlichen Steuerungsgrößen
