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Optimierung des Einkaufscontrollings &-reportings

Im Rahmen des Einkaufsentwicklungsprogramms wurde Transparenz über das Controlling und Reporting des Einkaufs geschaffen und auf die wesentlichen Kennzahlen und Reports beschränkt. Durch ein adressatengerechtes Reporting und ein Bereichsreporting mit wesentlichen Steuerungsgrößen konnte so die Evidenz erhöht werden.

Herausforderung

Unklare Verantwortlichkeiten, keine Regelungen und Redundanzen der über 100 Reports und Berichte des Einkaufs.

  • Ziel: Festlegung von Kennzahlen, Reports, Verantwortlichkeiten und Adressaten der Reports

Leistung

I. Bestandsaufnahme

  • Durchführung Mitarbeiterbefragung für Identifikation der Optimierungsmöglichkeiten
  • Identifikation von Erwartungshaltungen und Abhängigkeiten der Stakeholder
  • Analyse Datenqualität und Verfügbarkeit
  • Prüfung der Soll-Ist-Situation zur Identifikation von Handlungsbedarfen

II. Ableitung Zielbild

  • Identifizierung von Soll-Reportings
  • Abgleich mit Standard-KPIs im Einkauf
  • Schaffen von Rahmenbedingungen
  • Spezifizierung der technischen Anforderungen

III. Umsetzung & Kommunikation

  • Sicherstellung Datenzulieferung
  • Gewährleistung Datenqualität

Eckdaten

  • Dauer: 6 Monate
  • Mandatsumfang: 60 PT
  • Branche: deutscher Finanzdienstleister
  • Unternehmensgröße: 19.000 Mitarbeiter

Resultate

  • Erfassung der bestehenden Reports (Einkauf / Kostenmanagement)
  • Vereinheitlichung der Reportings (Festlegung der Zahlengrundlage, Erhebungsregelungen)
  • Definition von drei wesentlichen Kennzahlen: Rechnungsprozess, Bestellprozess, Einsparungen
  • Erstellung von KPI-Steckbriefen (Definitionen für Formel, Quellen, Format, Turnus, Verantwortlichkeiten für Zulieferung und Erstellung, Empfänger und Anmerkungen)
  • Konzeption eines zentralen Kostenartenberichts für den Vorstand

Fazit

Erhöhung der Evidenz durch:

  • Adressatengerechtes Management-Reporting
  • Bereichsreporting mit wesentlichen Steuerungsgrößen

Projektdurchführung

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