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Arbeitsorganisation & Prozesse

Um die Mitarbeiterzufriedenheit im Einkauf eines Konzerns zu verbessern, wurden einheitliche Standards in der Arbeitsorganisation und einkaufsinternen Kommunikation festgelegt. Weiterhin konnten Einkaufsprozesse reduziert und effizienter gestaltet werden.

Herausforderung

Mitarbeiterumfrage innerhalb des Einkaufs identifizierte Unzufriedenheiten der Mitarbeiter in der einkaufs-internen Kommunikation, in der Arbeitsorganisation und in den Prozessabläufen des Konzerneinkaufs

Leistung

Information und Kommunikation

  • Festlegung von Spielregeln und Standards für einkaufs-interne Kommunikation, Informationsweitergabe und Entscheidungsbedarfe

Arbeitsorganisation

  • Bestandsaufnahme „Aufgaben je Mitarbeiter“, Bewertung Aufgaben nach Aufwand / Nutzen
  • Festlegung Vertretungsregeln
  • Erstellung Soll-Profile (Aufgaben, Kompetenzen, Verantwortlichkeiten)
  • Erfassung der internen Schnittstellen zu wesentlichen Geschäftsvorfällen

Prozesse

  • Bestandsaufnahme der Prozesswelt
  • Darstellung Kern- und Supportprozesse des Einkaufs

Eckdaten

  • Dauer: 6 Monate
  • Mandatsumfang: 70 PT
  • Branche: Finanzdienstleister
  • Unternehmensgröße: 19.000 Mitarbeiter

Resultate

Arbeitsorganisation

  • Darstellung Ist-Arbeitsorganisation inkl. Schnittstellenbeschreibung des Einkaufs und zu Kunden
  • Sicherstellung der Arbeitsorganisation durch Fixierung neuer Funktionsprofile (Soll) mit Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten

Prozesse

  • Aufnahme und Dokumentation der Prozesswelt „Einkauf“
  • Erarbeitete Standards zur Reduktion der Prozessvielfalt
  • Abstimmung von Soll-Prozessen

Fazit

Festlegung von einheitlichen Vorgehensweisen und Standards in Arbeitsorganisation und Kommunikation, Verschlanken der Prozesse, bessere Nutzung der Tools:

  • Erhöhung Prozesseffizienz
  • Reduktion von Schnittstellen
  • Verbesserung der Kommunikation

Projektdurchführung

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