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Prozessreview: Vertrags- und Rechnungs-Management

Bei einer deutschen Bank galt es, die Vertragssicherheit auszubauen und die Prüfprozesse und Kontrollstrukturen für Verträge und Rechnungen zu analysieren und zu optimieren. Hierfür wurden Vertragsdaten bereinigt, Soll-Prozesse definiert und Instrumente zur Vertragsprüfung und Kostenkontrolle konzipiert.

Herausforderung

  • Ausbau der Vertragssicherheit
  • Optimierung der Prüfprozesse u. Kontrollstruktur
  • Analyse der Rechnungsprüfprozesse und -kontrollen
  • Aufzeigen von Optimierungspotenzialen

Leistung

Datenbereinigung

  • Analyse aktiver Vertragssachverhalte
  • Identifikation Anpassungsbedarfe und Umsetzungsbegleitung Anpassungen zur Verbesserung der Datenqualität

Soll-Prozesse

  • Analyse Status quo und Entwicklung Soll-Prozesse unter Berücksichtigung relevanter Schnittstellenbereiche
  • Identifikation Optimierungsansätze und initiale Prüfung der Umsetzbarkeit

Tools- & Systeme

  • Definition und Abstimmung relevanter Daten und deren Herkunft
  • Konzeption Excel-Tool zur Abbildung Vertragsprüfung und Kostenkontrolle
  • Begleitende Übergabe Tool und Prozesse in Linienbetrieb

Eckdaten

  • Dauer: 4,5 Monate
  • Mandatsumfang: 50 PT
  • Kunde: Deutscher Finanzdienstleister
  • Unternehmensgröße: ca. 350 Mitarbeiter

Resultate

  • Einheitliches Regelwerk zur Ermittlung und Ausgestaltung relevanter Prüfparameter
  • Erhöhte Vertragssicherheit hinsichtlich inhaltlicher Leistungsparameter sowie strukturelle und inhaltliche Bereinigung Vertragsmanagement-Tool
  • Implementierung Soll-Prozesse zur zukünftigen Vertragsprüfung und Kostenkontrolle
  • Entwicklung eines Excel-basierten Werkzeuges zur konsolidierten Vertragsprüfung und Kostenkontrolle
  • Basisdokumentation der Funktionsweise und Nutzung Excel-Tool sowie der Prozessabläufe

Fazit

  • Verbesserte Vertragssicherheit auf Grundlage inhaltlich geprüfter Leistungsinhalte
  • Prozessoptimierungen und verbesserte Transparenz
  • Revisions- und compliance-konformer Prozess zur Vertragsprüfung und Kostenkontrolle

 

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